1. Khi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử hợp pháp chỉ được chuyển đổi sang bản giấy trong 02 trường hợp sau:
Trường hợp 1: Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra
Hóa đơn điện tử được in ra giấy theo yêu cầu của:
- Cơ quan kiểm toán;
- Cơ quan thanh tra;
- Cơ quan kiểm tra;
- Cơ quan điều tra;
- Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định.
Trường hợp 2: Phục vụ nghiệp vụ kế toán
Doanh nghiệp được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy để:
- Ghi sổ kế toán;
- Theo dõi hồ sơ, chứng từ;
- Lưu trữ nội bộ.
Lưu ý: Hóa đơn chuyển đổi trong trường hợp này không có giá trị để giao dịch hoặc thanh toán, ngoại trừ hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.
2. 04 nhóm đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định của pháp luật, các đối tượng sau đây bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử:
Nhóm 1
Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện rủi ro cao về thuế, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Nhóm 2
Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như:
- Điện lực;
- Xăng dầu;
- Viễn thông;
- Ngân hàng;
- Thương mại điện tử;
- Siêu thị;
- Vận tải và một số lĩnh vực khác.
Điều kiện là doanh nghiệp có hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán đáp ứng quy định để sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Nhóm 3
Các tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm:
- Trung tâm thương mại;
- Siêu thị;
- Nhà hàng;
- Khách sạn;
- Cửa hàng bán lẻ;
- Dịch vụ ăn uống và các ngành nghề tương tự.
Các đơn vị này sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nhóm 4
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có:
- Doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên; hoặc
- Phát sinh hoạt động bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
3. Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử
Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định. Trong đó có các nội dung quan trọng như:
- Tên hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có).
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền.
- Thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
- Tổng giá trị thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số và mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã.
Đối với chữ ký trên hóa đơn điện tử, pháp luật hiện hành không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn:
- Hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
- Đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý hóa đơn.
- Nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng được hoàn thiện và tăng cường quản lý, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới, đồng thời rà soát quy trình xuất hóa đơn để bảo đảm tuân thủ đúng quy định.