1. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh khi phát sinh khấu trừ thuế TNCN của người lao động
Khi có phát sinh khấu trừ thuế TNCN của người lao động, các hộ và cá nhân kinh doanh có những trách nhiệm pháp lý bắt buộc sau:
- Quản lý tài khoản thuế: Bảo mật tên đăng nhập và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
- Tạo lập chứng từ điện tử: Chủ động lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử để gửi cho người nộp thuế hoặc người bị khấu trừ. Người lập phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp và chính xác của các chứng từ này.
- Chuyển dữ liệu: Gửi đầy đủ dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan quản lý thuế.
- Lưu trữ an toàn: Lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử và tuân thủ các quy định bảo mật hệ thống thông tin.
- Chấp hành thanh kiểm tra: Hợp tác và chịu sự kiểm tra, đối chiếu dữ liệu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền.
2. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Tùy thuộc vào loại hợp đồng lao động của nhân sự, thời điểm lập chứng từ được phân chia rõ ràng:
- Đối với lao động không ký hợp đồng hoặc ký dưới 03 tháng: Lập chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ, hoặc lập 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần trong cùng một năm tính thuế khi người lao động có yêu cầu.
- Đối với lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên: Chỉ lập duy nhất 01 chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
3. Các phương thức lập chứng từ và trường hợp được MIỄN PHÍ dịch vụ
Các phương thức lập chứng từ điện tử:
Hộ kinh doanh có thể linh hoạt lựa chọn một trong ba phương thức:
- Lập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế của Tổng cục Thuế.
- Lập thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Lập trực tiếp trên phần mềm chứng từ điện tử nội bộ của chính đơn vị.
Trường hợp được sử dụng dịch vụ MIỄN PHÍ:
Để hỗ trợ người nộp thuế, Nhà nước hỗ trợ miễn phí dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho các đối tượng sau:
- Hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng dưới 10 lao động và không thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ/cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử nhưng nằm ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn. Nhóm này sẽ được miễn phí dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
4. Cảnh báo quan trọng: Nguy cơ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Một trong những điểm mới cực kỳ nghiêm ngặt tại Thông tư 91/2026/TT-BTC liên quan đến việc khớp dữ liệu dân cư:
- Thời hạn cập nhật: Nếu hộ kinh doanh được cấp mã số thuế trước ngày 01/07/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế không khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc bị thiếu sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung thông tin.
- Hậu quả: Hộ kinh doanh phải hoàn thành việc cập nhật trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu. Quá thời hạn này, nếu vẫn chưa thực hiện, cơ quan thuế sẽ tiến hành tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Các trường hợp ngừng sử dụng khác: Người nộp thuế có hành vi trốn thuế, mua bán hóa đơn bất hợp pháp hoặc bị phân loại vào nhóm rủi ro cao về thuế theo Thông tư 94/2026/TT-BTC cũng sẽ bị cơ quan thuế ra quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
5. Những trường hợp Hộ kinh doanh KHÔNG phải sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ được miễn áp dụng hóa đơn điện tử trong 4 trường hợp cụ thể:
- Có doanh thu năm dưới 01 tỷ đồng (trừ trường hợp tự nguyện đăng ký sử dụng).
- Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; hoặc cung cấp các sản phẩm/dịch vụ nội dung số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho đối tác ở nước ngoài.
- Làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà các doanh nghiệp đầu mối đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định.
Lưu ý: Đối với các hộ kinh doanh thuộc diện không bắt buộc nhưng có nhu cầu sử dụng thì vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
Lời khuyên cho Hộ kinh doanh:
Để hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, các chủ hộ kinh doanh cần chủ động:
- Rà soát ngay thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh xem đã trùng khớp với Căn cước công dân gắn chíp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia chưa để chủ động cập nhật kịp thời.
- Chuẩn bị sẵn sàng hệ thống hoặc liên hệ đơn vị cung cấp giải pháp chứng từ điện tử để thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN của nhân sự theo quy định mới.