I. Các trường hợp bắt buộc phải lập Hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã có sai sót nghiêm trọng dưới đây, người bán được quyền chủ động chọn lựa một trong hai phương pháp: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc Lập hóa đơn thay thế:
- Sai thông tin định danh của người mua:
- Sai Mã số thuế (MST) của người mua (đây là chỉ tiêu cốt lõi để phân bổ chi phí hợp lệ giữa các doanh nghiệp).
- Sai lệch về giá trị tài chính trên hóa đơn:
- Sai Số tiền ghi trên hóa đơn (bao gồm tổng số tiền thanh toán, tiền chưa thuế).
- Sai Thuế suất hoặc Tiền thuế phải nộp.
- Sai sót về thông tin hàng hóa, dịch vụ:
- Sai Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Sai Quy cách, chất lượng, đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ.
- Thay đổi giá trị thực tế sau khi thanh toán (Trường hợp đặc thù):
- Hóa đơn gốc lập đúng, nhưng phát sinh chênh lệch do biến động tỷ giá quy đổi ngoại tệ tại thời điểm thanh toán thực tế. Người bán được phép lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm phần chênh lệch tỷ giá phát sinh này.
💡 Trường hợp ngoại lệ (Không cần lập lại hóa đơn): > Nếu hóa đơn chỉ sai lệch về Tên doanh nghiệp, Địa chỉ của người mua hoặc Số tiền bằng chữ nhưng Mã số thuế, Số tiền bằng số và các chỉ tiêu tài chính khác đều hoàn toàn chính xác: Người bán KHÔNG phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo sai sót cho người mua và nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế.
II. Quy định nghiêm ngặt về cách thức lập hóa đơn mới
Khi tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kế toán cần đặc biệt lưu ý các nguyên tắc bắt buộc sau:
- Văn bản thỏa thuận trước khi xử lý: Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, người bán và người mua (đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh) bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các nội dung sai sót. Đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh, người bán chỉ cần thông báo trực tiếp.
- Nội dung hiển thị bắt buộc trên hóa đơn mới:
- Đối với hóa đơn Điều chỉnh: Phải ghi rõ dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Khi ghi nhận phần điều chỉnh, thực hiện ghi số dương (+) nếu điều chỉnh tăng hoặc số âm (-) nếu điều chỉnh giảm đúng thực tế phát sinh. - Đối với hóa đơn Thay thế: Phải ghi rõ dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
III. 2 Điểm mới nổi bật giúp tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp từ ngày 01/07/2026
Thông tư 91/2026/TT-BTC đã cụ thể hóa nhiều chính sách mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ giảm bớt áp lực thủ tục hành chính cho kế toán doanh nghiệp:
1. Cho phép gộp nhiều hóa đơn sai sót để xử lý một lần
Nếu trong cùng một kỳ tính thuế phát sinh nhiều hóa đơn sai sót có cùng một đối tượng khách hàng (cùng sai một lỗi giống nhau như sai đơn giá, sai thuế suất...), doanh nghiệp được phép lập duy nhất 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho toàn bộ danh sách hóa đơn bị sai lệch đó. Hóa đơn xử lý gộp này bắt buộc phải đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai (Mẫu số 01/BK-ĐCTT).
2. Xóa bỏ thủ tục "Hủy hóa đơn" chưa gửi người mua
Nhằm đồng bộ hóa dữ liệu và hạn chế chồng chéo trong quản lý, kể từ ngày 01/07/2026, quy định hủy hóa đơn đã lập sai bị bãi bỏ hoàn toàn. Bất kể hóa đơn đã gửi hay chưa gửi cho người mua, nếu phát hiện sai sót định danh hoặc tài chính, doanh nghiệp đều chuyển thẳng sang xử lý đồng bộ bằng phương pháp Điều chỉnh hoặc Thay thế.
Khuyến nghị :
Thông tư 91/2026/TT-BTC mang lại nhiều điểm thuận lợi nhưng cũng đòi hỏi bộ phận Kế toán phải cập nhật nhanh chóng để áp dụng chính xác từ ngày 01/07/2026. Hãy chia sẻ bài viết này đến bộ phận liên quan và chủ động liên hệ với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị mình để nâng cấp hệ thống kịp thời!