I. Chi Tiết 5 Bước Cập Nhật Chữ Ký Số Mới Trên Cổng Dịch Vụ Công
Để thực hiện cập nhật chữ ký số sau khi thay đổi, doanh nghiệp tiến hành thao tác trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình sau :
- Bước 1: Truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tại địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin và đăng nhập tài khoản của doanh nghiệp .
- Bước 2: Click vào biểu tượng hình tam giác ngược bên cạnh tên công ty ở góc phải màn hình, sau đó chọn mục "Quản lý thông tin" .
- Bước 3: Kéo thanh cuộn xuống góc dưới cùng của trang web, tìm và chọn nút "thay đổi thông tin" .
- Bước 4: Tại phân mục Dịch vụ - Nộp thuế điện tử, tiếp tục chọn nút thay đổi thông tin .
- Bước 5: Chọn mục "Thay đổi CKS" và nhấn "Tiếp tục" . Tiếp theo, điền chính xác các thông tin thay đổi tương ứng với chữ ký số mới và nhấn Lưu để hoàn thành quy trình cập nhật .
Lưu ý: Các bước hướng dẫn cập nhật trên đây mang tính chất tham khảo .
II. Nghĩa Vụ Kiểm Tra Trạng Thái Chứng Thư Chữ Ký Số Trước Khi Ký
Bên cạnh việc cập nhật kỹ thuật, người ký cần đặc biệt lưu ý nghĩa vụ pháp lý trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch ký số nào . Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, quy trình kiểm tra bắt buộc bao gồm :
- Kiểm tra chứng thư của bản thân: Người ký phải kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số của mình trên hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức tạo lập, cấp, phát hành chứng thư đó .
- Kiểm tra chứng thư của tổ chức phát hành: Người ký phải kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số của chính tổ chức đã cấp chứng thư cho mình trên hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia .
Nguyên tắc áp dụng :
- Chỉ ký số khi: Cả hai kết quả kiểm tra nêu trên đồng thời có hiệu lực.
- Tuyệt đối không ký số khi: Một trong hai kết quả kiểm tra được xác định là không có hiệu lực.
III. Tiêu Chuẩn Đối Với Phần Mềm Ký Số Và Phần Mềm Kiểm Tra Chữ Ký Số
Để bảo đảm tính hợp pháp, người ký có nghĩa vụ sử dụng phần mềm ký số đáp ứng đầy đủ yêu cầu tại Điều 17 Nghị định 23/2025/NĐ-CP . Phần mềm phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về chữ ký số trên thông điệp dữ liệu và không sử dụng rào cản kỹ thuật hay công nghệ để hạn chế việc kiểm tra hiệu lực .
1. Các chức năng bắt buộc đối với phần mềm ký số :
- Xác thực chủ thể ký và thực hiện ký số.
- Kiểm tra hiệu lực của chứng thư chữ ký số (thông tin trong chứng thư phải bảo đảm được định danh theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử).
- Kết nối với Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Lưu trữ và hủy bỏ các thông tin kèm theo thông điệp dữ liệu ký số.
- Thay đổi (thêm, bớt) chứng thư chữ ký số của cơ quan, tổ chức tạo lập, cấp, phát hành chứng thư.
- Thông báo rõ ràng (bằng chữ hoặc bằng ký hiệu) cho người ký số biết việc ký số vào thông điệp dữ liệu thành công hay không thành công.
2. Các chức năng bắt buộc đối với phần mềm kiểm tra chữ ký số :
- Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên thông điệp dữ liệu.
- Lưu trữ và hủy bỏ các thông tin kèm theo thông điệp dữ liệu ký số.
- Thay đổi (thêm, bớt) chứng thư chữ ký số của cơ quan, tổ chức tạo lập, cấp, phát hành chứng thư.
- Thông báo rõ ràng (bằng chữ hoặc bằng ký hiệu) việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số là hợp lệ hay không hợp lệ.
Lưu ý: Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định yêu cầu kỹ thuật đối với các chức năng của phần mềm ký số và phần mềm kiểm tra chữ ký số