1. Những lĩnh vực nào được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã?
Theo quy định, doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực sau đây thuộc nhóm được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Điện lực
- Xăng dầu
- Bưu chính, viễn thông
- Nước sạch
- Tài chính, ngân hàng
- Chứng khoán
- Tài sản mã hóa
- Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon
- Bảo hiểm
- Y tế
- Kinh doanh thương mại điện tử
- Kinh doanh siêu thị
- Thương mại
- Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy
Ngoài việc hoạt động trong các lĩnh vực nêu trên, doanh nghiệp còn phải đáp ứng các điều kiện về giao dịch điện tử với cơ quan thuế, hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm.
2. Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã
Không phải cứ hoạt động trong một trong các lĩnh vực trên là doanh nghiệp đương nhiên được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
Theo quy định, tổ chức kinh tế cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
Có giao dịch điện tử với cơ quan thuế
Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử và có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu.
Có hệ thống phần mềm kế toán và lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử phù hợp, có khả năng thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.
Có khả năng lập, tra cứu và lưu trữ hóa đơn
Hệ thống phần mềm phải đáp ứng yêu cầu về:
- Lập hóa đơn điện tử;
- Tra cứu hóa đơn điện tử;
- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử;
- Quản lý dữ liệu theo quy định.
Đảm bảo truyền dữ liệu hóa đơn
Doanh nghiệp phải bảo đảm khả năng truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế theo quy định.
Đây là yếu tố quan trọng nhằm bảo đảm cơ quan thuế có thể tiếp nhận và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
3. Trường hợp nào không được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã?
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng việc thuộc nhóm ngành nghề được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã không đồng nghĩa với việc mọi trường hợp đều được sử dụng.
Theo quy định, doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong trường hợp:
- Thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
- Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Vì vậy, trước khi lựa chọn hình thức hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định chính xác tình trạng của mình và các điều kiện thực tế về hệ thống công nghệ thông tin.
Lưu ý: Nội dung bài viết được tổng hợp từ các quy định được nêu trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và mang tính chất tham khảo. Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp nên đối chiếu đầy đủ quy định hiện hành và tình trạng đăng ký sử dụng hóa đơn của mình.