1. Có hóa đơn đầu vào vẫn phải lập hóa đơn đầu ra khi tặng bánh Trung thu
Trường hợp doanh nghiệp mua bánh Trung thu về để biếu, tặng khách hàng, đối tác hoặc nhân viên, khi thực hiện việc cho, biếu, tặng, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán phải lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, kể cả trường hợp trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ.
Do đó, doanh nghiệp cần:
- Lưu giữ đầy đủ hóa đơn đầu vào khi mua bánh Trung thu.
- Hạch toán nghiệp vụ theo quy định.
- Lập hóa đơn đầu ra khi thực hiện việc cho, biếu, tặng.
- Lưu giữ hồ sơ chứng minh việc tặng quà thực tế phát sinh.
Lưu ý: Hóa đơn đầu vào không thay thế cho hóa đơn đầu ra khi doanh nghiệp đem hàng hóa đi biếu, tặng.
2. Không bắt buộc lập một hóa đơn riêng cho từng phần quà
Doanh nghiệp không nhất thiết phải lập một hóa đơn riêng cho từng phần bánh Trung thu được tặng.
Đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng thuộc trường hợp được phép tổng hợp, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê đối với các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch, người bán phải lập hóa đơn và giao cho khách hàng theo từng giao dịch theo quy định.
3. Hóa đơn tổng hợp phải kèm bảng kê
Nếu doanh nghiệp lựa chọn lập hóa đơn tổng hợp cho hoạt động tặng bánh Trung thu, trên hóa đơn cần ghi rõ nội dung:
“Kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm...”
Bảng kê cần thể hiện các thông tin theo quy định, bao gồm:
- Tên, mã số thuế và địa chỉ người bán;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Số lượng;
- Đơn giá;
- Thành tiền;
- Ngày lập bảng kê;
- Tên và chữ ký người lập bảng kê.
Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần thể hiện thêm thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT.
Tổng số tiền thanh toán trên bảng kê phải phù hợp với số tiền ghi trên hóa đơn.
Đồng thời, trên bảng kê cần ghi:
“Kèm theo hóa đơn số... ngày... tháng... năm...”
Doanh nghiệp nên kiểm tra để bảo đảm thông tin trên hóa đơn và bảng kê có thể đối chiếu chính xác với nhau.
4. Bảng kê hàng hóa không đồng nghĩa với danh sách người nhận bánh
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Bảng kê kèm hóa đơn và danh sách người nhận quà là hai loại hồ sơ có mục đích khác nhau.
Bảng kê kèm hóa đơn
Bảng kê dùng để thể hiện chi tiết hàng hóa, dịch vụ đã được tổng hợp trên hóa đơn, chẳng hạn:
- Tên bánh;
- Số lượng;
- Đơn giá;
- Thành tiền;
- Thuế GTGT (nếu có).
Danh sách người nhận quà
Doanh nghiệp cần lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng và các hồ sơ liên quan để chứng minh việc tặng quà thực tế phát sinh.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng bảng kê hóa đơn để thay thế hoàn toàn cho hồ sơ, danh sách người nhận bánh Trung thu.
5. Hóa đơn vẫn phải thể hiện đầy đủ nội dung bắt buộc
Việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê không có nghĩa là được bỏ qua các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải thể hiện các nội dung theo quy định, trong đó có những thông tin cơ bản như:
- Tên hóa đơn;
- Ký hiệu, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Thông tin người mua theo quy định;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn vị tính;
- Số lượng;
- Đơn giá;
- Thành tiền chưa có thuế GTGT;
- Thuế suất và tiền thuế GTGT;
- Tổng tiền thanh toán;
- Các nội dung khác theo quy định.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành để hạn chế sai sót phải điều chỉnh, thay thế hóa đơn.
6. Tặng bánh cho cá nhân không nhất thiết phải có mã số thuế cá nhân
Trường hợp người nhận quà là cá nhân tiêu dùng, thông tin người mua trên hóa đơn được thực hiện theo quy định.
Khi người mua cung cấp, hóa đơn có thể thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân theo quy định. Không đặt ra yêu cầu về mã số thuế cá nhân giống trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ thông tin người nhận quà là cá nhân hay tổ chức/doanh nghiệp để lập hóa đơn phù hợp.
7. Đặc biệt lưu ý thời điểm lập hóa đơn
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đối với hoạt động cho, biếu, tặng, doanh nghiệp cần căn cứ vào thời điểm thực tế phát sinh việc giao hàng để thực hiện lập hóa đơn theo quy định.
Doanh nghiệp không nên chờ đến cuối mùa Trung thu hoặc cuối năm mới lập hóa đơn nếu thời điểm lập hóa đơn đã phát sinh trước đó.
Việc lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về hóa đơn và thuế trong quá trình kiểm tra.
8. Cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ tặng bánh Trung thu
Ngoài hóa đơn và bảng kê, doanh nghiệp nên xây dựng và lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến hoạt động tặng bánh.
Hồ sơ có thể bao gồm:
- Hóa đơn mua bánh Trung thu đầu vào;
- Hóa đơn đầu ra;
- Bảng kê hàng hóa;
- Danh sách người nhận quà;
- Phiếu xuất kho;
- Chứng từ giao nhận;
- Quyết định/chương trình tặng quà của doanh nghiệp;
- Các tài liệu liên quan khác.
Theo quy định, khi lập hóa đơn tổng hợp, người bán phải lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ có liên quan, đồng thời cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ công tác quản lý thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước mùa Trung thu 2026?
Để hạn chế sai sót khi thực hiện chương trình tặng bánh Trung thu, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước:
① Kiểm tra hóa đơn đầu vào
Đảm bảo hóa đơn mua bánh được lập đầy đủ, chính xác và được lưu giữ theo quy định.
② Xác định đối tượng nhận quà
Phân loại khách hàng, đối tác, người lao động hoặc cá nhân nhận quà.
③ Lập danh sách theo dõi
Ghi nhận số lượng bánh, người nhận và thời điểm giao tặng.
④ Xác định phương án lập hóa đơn
Lập hóa đơn riêng hoặc hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê theo trường hợp phù hợp.
⑤ Lập hóa đơn đúng thời điểm
Không để việc lập hóa đơn bị dồn vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm.
⑥ Lưu trữ hồ sơ đầy đủ
Hóa đơn, bảng kê, danh sách người nhận và chứng từ liên quan cần được lưu trữ để phục vụ việc đối chiếu, giải trình khi cần thiết.
Kết luận
Hoạt động tặng bánh Trung thu là khoản chi phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên việc mua bánh có hóa đơn đầu vào không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được bỏ qua hóa đơn đầu ra khi đem bánh đi biếu, tặng.
Đặc biệt trong năm 2026, doanh nghiệp cần chú ý đến thời điểm lập hóa đơn, hình thức hóa đơn tổng hợp, bảng kê, danh sách người nhận và việc lưu giữ hồ sơ liên quan để bảo đảm tính đầy đủ của chứng từ và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Lưu ý: Nội dung trên mang tính chất tổng hợp, tham khảo theo các quy định được nêu trong bài viết. Khi áp dụng vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên đối chiếu hồ sơ và tình hình thực tế để xác định cách xử lý phù hợp.